Digitale Transformation der Versicherungsbranche: sign.online unterstützt die DR-WALTER Group bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Und wie sign.online der DR-WALTER Group bereits geholfen hat, Zeit und Kosten zu sparen – durch die automatisierte digitale Stapelunterzeichnung von Verträgen mit nur wenigen E-Mails und Klicks.
Trotz erheblicher Fortschritte bei der Digitalisierung des Versicherungssektors, insbesondere im direkten Kundenkontakt, sind viele Back-Office-Prozesse nach wie vor papierbasiert.
Daraus ergeben sich große Chancen, Dokumentenmanagementsysteme zu verschlanken sowie Zeit und Kosten manueller Prozesse – wie das Unterzeichnen von Verträgen – einzusparen.
sign.online hat den Versicherungsmakler DR-WALTER kürzlich bei der Digitalisierung vertraglicher Beziehungen mit einer Gruppe weltweiter Partner unterstützt. Die von sign.online für DR-WALTER entwickelte schlüsselfertige Lösung ermöglicht die Stapelunterzeichnung einer großen Anzahl von Vertragsergänzungen mit einer einzigen digitalen Signatur, spart dem Unternehmen Zeit und Geld und stärkt die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in seinen vertraglichen Beziehungen mit Partnern.
Die Herausforderung
Nancy Kannenberg, Leiterin des Business-Relations-Teams bei DR-WALTER, stand vor einer Herausforderung.
Als auf Reiseversicherungen spezialisierter Versicherungsmakler steht das Unternehmen mit zahlreichen Organisationen weltweit in Kontakt und unterhält vertragliche Beziehungen mit ihnen. Wie in der Versicherungsbranche üblich, erfolgte das Vertragsmanagement bislang papierbasiert.
Allein das Unterzeichnen jedes dieser Verträge umfasste viele Schritte:
- Entwurf und Prüfung der Vertragsbedingungen,
- Druck der finalen Fassung einschließlich Einbindung des Logos der Gegenpartei,
- handschriftliche Unterzeichnung,
- Einscannen des Vertrags,
- Versand des Vertrags an die Gegenpartei per Post oder E-Mail,
- Nachfassen bei der Gegenpartei, um deren unterzeichnete Version per E-Mail oder Post zu erhalten, und
- Offline-Archivierung der Verträge, was viel Platz beansprucht und die Suche nach Verträgen erschwert.
Wird zu diesen zahlreichen Verträgen ein Nachtrag benötigt, ist dieser Prozess erneut mit einem enormen Verbrauch an Papier, Druckertinte, Briefumschlägen, physischen Aktenschränken und Lagerraum sowie Arbeitsstunden verbunden.
An dieser Stelle kommen Martin Nørgaard Gregersen und sign.online ins Spiel.
Der Weg
Martin, Fullstack-Entwickler und Softwarearchitekt, wurde kürzlich in die DR-WALTER Group geholt, um die digitale Transformation und die Automatisierung von Geschäftsprozessen im gesamten Unternehmen voranzutreiben.
Martin ist zudem CEO und Mitgründer von sign.online – einer benutzerfreundlichen Plattform, mit der Privatpersonen, Unternehmen und Behörden Verträge schnell und kostengünstig digital unterzeichnen und Transaktionen bestätigen können.
1. Von eins zu vielen: Erweiterung der sign.online-Plattform um Stapelunterzeichnungsfunktionen
Um die erste Lösung zur Stapelunterzeichnung von Verträgen für DR-WALTER bereitzustellen, musste sign.online sein Backend so erweitern, dass nicht nur einzelne, sondern auch Gruppen-Workflows verarbeitet werden können. Martin hat über den europäischen Sommer an einer schlüsselfertigen Lösung gearbeitet und diese im September 2025 erfolgreich für DR-WALTER eingeführt.
Die nächste Herausforderung betraf die DSGVO-Konformität und die strengen regulatorischen Anforderungen der Versicherungsbranche an personenbezogene Daten, insbesondere Gesundheitsdaten.
2. Datensicherheit und -integrität in der regulierten Versicherungsbranche gewährleisten
In Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten von DR-WALTER hat Martin eine ausführliche Dokumentation darüber erstellt, wie sign.online Daten verarbeitet – auf Basis von insgesamt 90 DSGVO-Datenschutzmaßnahmen. Nach der eingehenden Prüfung der Datenschutzprozesse konnten sign.online und DR-WALTER einen Auftragsverarbeitungsvertrag unterzeichnen.
Im Rahmen der schlüsselfertigen Lösung hat Martin außerdem ein individuelles Analytics-Dashboard entwickelt. Damit kann DR-WALTER Statistiken zu allen Workflows einsehen, einzelne Workflows aufrufen und deren Details prüfen. Manuelle Anpassungen am Status der Workflows sind ebenfalls möglich. Das verbessert die Überwachungs- und Reportingfähigkeiten und reduziert die Abhängigkeit vom Support durch sign.online.
3. Integration mehrsprachiger Funktionen in das Vertragsmanagementsystem
Bis zu diesem Projekt war die digitale Signaturplattform von sign.online ausschließlich auf Englisch verfügbar. DR-WALTER benötigte eine mehrsprachige Lösung – sowohl für die Kundenkorrespondenz als auch für die Sprache der Verträge.
Daher hat sign.online das System zur Stapelunterzeichnung so angepasst, dass Verträge und individuelle Benachrichtigungs-E-Mails in unterschiedlichen Sprachen verarbeitet werden können.
4. Das i-Tüpfelchen: individuelle Formatierung mehrerer Verträge mit Logos der Gegenparteien und markentypischer Typografie
Nachdem die drei genannten Herausforderungen gelöst waren, konnte sich Martin den eher ästhetischen Details der Dokumentengestaltung und -formatierung widmen.
Die schlüsselfertige Lösung von sign.online ermöglicht jetzt eine maßgeschneiderte Formatierung einzelner Verträge, einschließlich der Möglichkeit, hochauflösende Logos der Gegenparteien und markentypische Typografie einzubinden.
Das Ergebnis
Im September ging die schlüsselfertige Lösung von sign.online für die Stapelunterzeichnung bei DR-WALTER live. In mehreren Stapeln wurden in wenigen Minuten nahezu 300 Verträge erfolgreich digital unterzeichnet und an Lieferanten per E-Mail versendet.
Der neue digitale Prozess hat Nancy und ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile gebracht, darunter:
- Hunderte von Vertragsergänzungen mit einer einzigen digitalen Signatur unterzeichnet
- Deutlich geringerer Bedarf (und entsprechende Kosten) für Papier, Druckertinte, Briefumschläge, Ordner und Büroraum,
- Verkürzung des gesamten rechtlichen Vertragsunterzeichnungsprozesses, da die Lieferanten die Verträge über die sign.online-Plattform schnell digital gegenzeichnen,
- Mehr Datenintegrität und Sicherheit bei rechtlichen Vorgängen mit Lieferanten und
- Mehr Glaubwürdigkeit und Vertrauen aus Sicht der Lieferanten – einige haben bereits nachgefragt, wie sie die Lösung in ihre eigenen Geschäftsprozesse einbinden können.
Die Reaktion
Reinhard Bellinghausen, CEO von DR-WALTER, kommentierte die strategische Partnerschaft des Unternehmens mit sign.online sowie die entsprechende Beteiligung:
„Mit der Investition in sign.online möchte ich unser Unternehmen an die Spitze der digitalen Transformation und der Geschäftsautomatisierung in der deutschen Versicherungsbranche bringen. Ich bin überzeugt, dass wir gemeinsam unsere Vertragsunterzeichnungsprozesse mit Lieferanten, Kunden und innerhalb unseres eigenen Unternehmens verbessert haben, was wiederum zu mehr Zufriedenheit und Vertrauen in unsere Dienstleistungen und Produkte geführt hat.“
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Verfasst von: Hannah Brown (Chief Content Strategist) im Namen von sign.online