Transformación digital del sector asegurador: sign.online apoya al grupo DR-WALTER en la automatización de sus procesos de negocio. Y cómo sign.online ya ha ayudado al grupo DR-WALTER a ahorrar tiempo y costes automatizando la firma digital de contratos por lotes con tan solo unos correos electrónicos y unos clics.
A pesar de los avances en la digitalización del sector asegurador, especialmente en las interacciones con clientes, muchos procesos de back office siguen siendo en papel.
Existen, por tanto, enormes oportunidades para optimizar los sistemas de gestión documental y liberar tiempo y costes asociados a procesos manuales, como la firma de contratos.
sign.online ha apoyado recientemente al corredor de seguros DR-WALTER en la digitalización de sus relaciones contractuales con un grupo de socios de todo el mundo. La solución llave en mano desarrollada por sign.online para DR-WALTER permite firmar por lotes un gran número de adendas contractuales con una única firma digital, lo que ahorra tiempo y dinero a la compañía y refuerza la credibilidad y la confianza en sus relaciones contractuales con los socios.
El reto
Nancy Kannenberg, responsable del equipo de Relaciones Comerciales en DR-WALTER, tenía un reto entre manos.
Como corredor de seguros especializado en seguros de viaje, la empresa mantiene contactos y relaciones contractuales con numerosas organizaciones en todo el mundo. Como es habitual en el sector asegurador, la gestión contractual se ha basado tradicionalmente en el papel.
El proceso de firma de cada uno de estos contratos por sí solo implica numerosos pasos:
- redactar y revisar los términos del acuerdo,
- imprimir la versión final, incluida la incorporación del logotipo de la contraparte,
- firmar a mano,
- escanear el acuerdo,
- enviarlo por correo postal o por correo electrónico a la contraparte,
- hacer seguimiento con la contraparte para recibir su versión firmada por correo electrónico o postal, y
- almacenar los contratos sin conexión, lo que ocupa mucho espacio y dificulta especialmente las búsquedas posteriores.
Si se requiere una adenda para estos numerosos contratos, este proceso vuelve a implicar un enorme consumo de papel, tinta de impresora, sobres, archivadores físicos y espacio de almacenamiento, además de horas de trabajo.
Es en este punto donde entran en juego Martin Nørgaard Gregersen y sign.online.
El recorrido
Martin, desarrollador full-stack y arquitecto de software, se incorporó recientemente al grupo DR-WALTER para apoyar la transformación digital y la automatización de procesos en toda la organización.
Martin es además CEO y cofundador de sign.online, que ofrece una plataforma fácil de usar para que particulares, empresas y administraciones públicas firmen contratos digitalmente y confirmen transacciones de forma rápida y económica.
1. De uno a muchos: actualizar la plataforma de sign.online para la firma por lotes
Para lanzar la primera solución de firma de contratos por lotes para DR-WALTER, sign.online tuvo que actualizar su backend con el fin de procesar flujos de trabajo grupales, en lugar de flujos individuales. Martin trabajó en una solución llave en mano a lo largo del verano europeo y la puso en marcha con éxito para DR-WALTER en septiembre de 2025.
La siguiente cuestión identificada estaba relacionada con el cumplimiento del RGPD y la fuerte carga regulatoria del sector asegurador en lo que respecta a la información personal, en particular los datos de salud.
2. Garantizar la seguridad y la integridad de los datos en un sector asegurador regulado
Tras trabajar con el responsable de cumplimiento de DR-WALTER, Martin elaboró documentación detallada sobre cómo sign.online trata los datos, recurriendo a un total de 90 medidas de protección de datos según el RGPD. Una vez verificados en profundidad los procesos de protección de datos, sign.online y DR-WALTER pudieron firmar conjuntamente un acuerdo de tratamiento de datos.
Martin también desarrolló un panel de analíticas a medida como parte de la solución llave en mano, que permite a DR-WALTER ver estadísticas de todos los flujos de trabajo, consultar cualquier flujo de trabajo concreto y revisar sus detalles. Esto les permite realizar cambios manuales en el estado de los flujos de trabajo. Además, refuerza sus capacidades de monitorización y de elaboración de informes y reduce su dependencia del soporte de sign.online.
3. Integrar capacidades multilingües en el sistema de gestión de contratos
Hasta este proyecto, la plataforma de firma digital de sign.online solo estaba disponible en inglés. DR-WALTER necesitaba una solución multilingüe, también para la comunicación con clientes y para el idioma de sus contratos.
Por ello, sign.online ajustó el sistema de firma por lotes para poder gestionar contratos y correos electrónicos de notificación personalizados en distintos idiomas.
4. La guinda del pastel: formatear individualmente múltiples contratos con logotipos de la contraparte y tipografía corporativa
Una vez resueltas estas tres cuestiones, Martin pudo centrarse en los detalles más estéticos del formato y el diseño de los documentos.
La solución llave en mano de sign.online ahora permite un formato a medida de cada contrato, incluida la posibilidad de añadir logotipos de las contrapartes en alta resolución y utilizar la tipografía corporativa.
El resultado
En septiembre se puso en marcha la solución llave en mano de sign.online para la firma por lotes en DR-WALTER. Operando en varios lotes, cerca de 300 contratos se firmaron con éxito de forma digital y se enviaron por correo electrónico a los proveedores en cuestión de minutos.
El nuevo proceso digital ha permitido a Nancy y a su empresa obtener importantes beneficios, entre los que destacan:
- Cientos de adendas contractuales firmadas con una única firma digital
- Necesidad (y costes) considerablemente menores de papel, tinta de impresora, sobres, carpetas de archivo y espacio de oficina,
- Reducción del tiempo de todo el proceso legal de firma de contratos, ya que los proveedores utilizan la plataforma de sign.online para refrendar los contratos rápidamente,
- Mayor integridad y seguridad de los datos en los procedimientos legales con los proveedores, y
- Mayor credibilidad y confianza a ojos de los proveedores, algunos de los cuales ya han preguntado cómo podrían incorporar la solución a sus propios procesos de negocio.
La reacción
El CEO de DR-WALTER, Reinhard Bellinghausen, comentó la alianza estratégica de la firma y su inversión en sign.online:
“Al invertir en sign.online, busco situar a nuestra empresa a la vanguardia de la transformación digital y la automatización empresarial en el sector asegurador alemán. Trabajando juntos, creo que hemos mejorado nuestros procesos de firma de contratos con proveedores, clientes y dentro de nuestra propia compañía, lo que a su vez ha generado un mayor nivel de satisfacción y de confianza en nuestros servicios y productos.”
¿Está listo para ahorrar tiempo y costes en sus propios procesos de firma de contratos y de negocio?
Pase hoy mismo del papel al digital.
Con el software propio de sign.online y sus soluciones llave en mano asociadas, podrá beneficiarse de:
- Procesos sin papel: eliminar el papel y las ineficiencias y desbloquear los cuellos de botella administrativos
- Ahorre dinero: reduzca los costes operativos y disponga de certeza presupuestaria gracias a la transparente puesta en marcha y a las tarifas por firma de sign.online
- Seguridad y cumplimiento: gane confianza con firmas verificadas, una firma segura y auditorías digitales, cumpliendo los estándares de referencia de la UE
- Diseño y lenguaje centrados en el usuario: nuestra plataforma funciona de inmediato en su navegador, mientras que las soluciones llave en mano requieren una integración mínima.
Contáctenos hoy mismo para hablar de sus necesidades de transformación digital, desde la firma por lotes hasta la automatización de flujos de trabajo de procesos empresariales.
Si busca una solución llave en mano para optimizar flujos de trabajo manuales o servicios públicos, póngase en contacto con nosotros: hello@sign.online
Redactado por: Hannah Brown (directora de estrategia de contenidos) en nombre de sign.online