Trasformazione digitale del settore assicurativo: sign.online supporta il Gruppo DR-WALTER nell’automazione dei processi aziendali. E come sign.online ha già aiutato il Gruppo DR-WALTER a risparmiare tempo e costi grazie all’automazione della firma digitale in blocco dei contratti, con poche e-mail e qualche clic.
Nonostante i notevoli progressi nella digitalizzazione del settore assicurativo, in particolare nelle interazioni con i clienti, molti processi di back office restano basati sulla carta.
Esistono quindi grandi opportunità per snellire i sistemi di gestione documentale e liberare tempo e costi legati ai processi manuali, come la firma dei contratti.
sign.online ha recentemente supportato il broker assicurativo DR-WALTER nella digitalizzazione dei rapporti contrattuali con un gruppo di partner di tutto il mondo. La soluzione chiavi in mano sviluppata da sign.online per DR-WALTER consente la firma in blocco di un gran numero di addendum contrattuali con un’unica firma digitale, facendo risparmiare tempo e denaro all’azienda e rafforzando la credibilità e la fiducia nei rapporti contrattuali con i partner.
La sfida
Nancy Kannenberg, Head of the Business Relations Team di DR-WALTER, si trovava di fronte a una sfida.
In qualità di broker assicurativo specializzato in assicurazioni di viaggio, l’azienda è in contatto e intrattiene rapporti contrattuali con numerose organizzazioni in tutto il mondo. Come consueto nel settore assicurativo, la gestione dei contratti è stata finora basata sulla carta.
Il solo processo di firma di ciascuno di questi contratti comportava molti passaggi:
- redazione e revisione dei termini dell’accordo,
- stampa della versione finale, inclusa l’aggiunta del logo della controparte,
- firma autografa,
- scansione dell’accordo,
- invio dell’accordo alla controparte per posta o e-mail,
- sollecito alla controparte per ricevere la versione firmata via e-mail o posta, e
- archiviazione offline dei contratti, che occupa molto spazio e non rende particolarmente agevole la ricerca dei contratti.
Se è necessario un addendum per questi numerosi contratti, il processo comporta nuovamente un enorme consumo di carta, inchiostro per stampanti, buste, schedari fisici e spazio di archiviazione, oltre a ore di lavoro.
Ed è qui che entrano in gioco Martin Nørgaard Gregersen e sign.online.
Il percorso
Martin, sviluppatore full-stack e architetto del software, è stato recentemente integrato nel Gruppo DR-WALTER per sostenere la trasformazione digitale e l’automazione dei processi aziendali in tutta l’organizzazione.
Martin è inoltre CEO e cofondatore di sign.online, una piattaforma facile da usare che consente a privati, aziende ed enti pubblici di firmare digitalmente contratti e confermare transazioni in modo rapido ed economico.
1. Da uno a molti: potenziamento della piattaforma sign.online con funzionalità di firma in blocco
Per lanciare la prima soluzione di firma contrattuale in blocco per DR-WALTER, sign.online ha dovuto aggiornare il proprio backend per gestire workflow di gruppo, e non più solo singoli workflow. Martin ha lavorato su una soluzione chiavi in mano durante l’estate europea e l’ha lanciata con successo per DR-WALTER nel settembre 2025.
Il punto successivo riguardava la conformità al GDPR e il forte onere normativo del settore assicurativo in materia di dati personali, in particolare i dati sanitari.
2. Garantire la sicurezza e l’integrità dei dati nel settore assicurativo regolamentato
Dopo aver lavorato con il responsabile della compliance di DR-WALTER, Martin ha redatto una documentazione dettagliata sulle modalità con cui sign.online tratta i dati, basata su un totale di 90 misure di tutela della privacy previste dal GDPR. Una volta verificati in profondità i processi di protezione dei dati, sign.online e DR-WALTER hanno potuto sottoscrivere congiuntamente un accordo di trattamento dei dati.
Martin ha inoltre realizzato, nell’ambito della soluzione chiavi in mano, una Dashboard di Analytics personalizzata che consente a DR-WALTER di visualizzare le statistiche di tutti i workflow, consultare uno specifico workflow e verificarne i dettagli. Ciò permette di apportare modifiche manuali allo stato del workflow, rafforzando al contempo le capacità di monitoraggio e reporting e riducendo la dipendenza dal supporto di sign.online.
3. Integrazione di funzionalità multilingue nel sistema di gestione dei contratti
Fino a questo progetto, la piattaforma di firma digitale di sign.online era disponibile solo in inglese. DR-WALTER aveva bisogno di una soluzione multilingue, sia per la corrispondenza con i clienti sia per la lingua dei contratti.
sign.online ha quindi adattato il sistema di firma in blocco affinché potesse gestire contratti ed e-mail di notifica personalizzate in lingue diverse.
4. La ciliegina sulla torta: formattazione individuale di più contratti con i loghi delle controparti e l’identità tipografica del brand
Una volta risolte le tre questioni precedenti, Martin ha potuto dedicare la propria attenzione ai dettagli più estetici della formattazione e del design dei documenti.
La soluzione chiavi in mano di sign.online consente ora una formattazione su misura dei singoli contratti, inclusa la possibilità di aggiungere loghi ad alta risoluzione delle controparti e di utilizzare la tipografia del brand.
Il risultato
A settembre è andata in produzione la soluzione chiavi in mano di sign.online per la firma in blocco di DR-WALTER. Operando in più batch, sono stati firmati digitalmente con successo quasi 300 contratti e inviati ai fornitori via e-mail in pochi minuti.
Il nuovo processo digitale ha permesso a Nancy e alla sua azienda di ottenere benefici significativi, tra cui:
- Centinaia di addendum contrattuali firmati con un’unica firma digitale
- Riduzione significativa della necessità (e dei costi) di carta, inchiostro per stampanti, buste, cartelle di archiviazione e spazio in ufficio,
- Tempi ridotti per l’intero processo legale di firma dei contratti, grazie all’utilizzo della piattaforma sign.online da parte dei fornitori per controfirmare digitalmente i contratti in tempi rapidi,
- Maggiore integrità e sicurezza dei dati nelle procedure legali con i fornitori, e
- Maggiore credibilità e fiducia agli occhi dei fornitori, alcuni dei quali hanno già chiesto come poter integrare la soluzione nei propri processi aziendali.
La reazione
Il CEO di DR-WALTER Reinhard Bellinghausen ha commentato la partnership strategica e l’investimento dell’azienda in sign.online:
“Investendo in sign.online, intendo posizionare la nostra azienda all’avanguardia nella trasformazione digitale e nell’automazione dei processi aziendali nel settore assicurativo tedesco. Lavorando insieme, credo che abbiamo migliorato i nostri processi di firma dei contratti con fornitori, clienti e all’interno della nostra stessa azienda, generando a sua volta un livello più elevato di soddisfazione e fiducia nei nostri servizi e prodotti.”
Sei pronto a risparmiare tempo e costi nei tuoi processi di firma dei contratti e nei tuoi flussi di lavoro?
Passa oggi stesso dalla carta al digitale.
Con il software proprietario di sign.online e le relative soluzioni chiavi in mano, potrai beneficiare di:
- Processi senza carta: elimina la carta e le inefficienze, sblocca i colli di bottiglia amministrativi
- Risparmio economico: riduci i costi operativi e garantisci la certezza del budget grazie alla trasparente politica di setup e ai prezzi per firma di sign.online
- Sicurezza e conformità: crea fiducia con firme verificate, processi di firma sicuri e audit trail digitali, in linea con gli standard di eccellenza dell’UE
- Design e lingua orientati all’utente: la nostra piattaforma funziona immediatamente nel tuo browser, mentre le soluzioni chiavi in mano richiedono un’integrazione minima.
Contattaci oggi stesso per discutere delle tue esigenze di trasformazione digitale, dalla firma in blocco all’automazione dei workflow dei processi aziendali.
Se cerchi una soluzione chiavi in mano per snellire i flussi di lavoro manuali o i servizi pubblici, contattaci: hello@sign.online
A cura di: Hannah Brown (Chief Content Strategist) per conto di sign.online