Vakuutusalan digitaalinen muutos: sign.online tukee DR-WALTER Groupia liiketoimintaprosessien automatisoinnissa. Ja kuinka sign.online on jo auttanut DR-WALTER Groupia säästämään aikaa ja kustannuksia automatisoimalla sopimusten erissä tehtävän digitaalisen allekirjoittamisen muutamalla sähköpostilla ja napsautuksella.
Vakuutusalan digitalisoinnissa on edistytty paljon, etenkin asiakasrajapinnan vuorovaikutuksessa, mutta monet back office -prosessit perustuvat yhä paperiin.
Tämä tarjoaa valtavia mahdollisuuksia tehostaa asiakirjanhallintajärjestelmiä sekä vapauttaa manuaalisiin prosesseihin — kuten sopimusten allekirjoittamiseen — sidottua aikaa ja kustannuksia.
sign.online auttoi äskettäin vakuutusmeklari DR-WALTERia digitalisoimaan sopimussuhteet maailmanlaajuisen kumppaniryhmän kanssa. sign.onlinen DR-WALTERille kehittämä avaimet käteen -ratkaisu mahdollistaa suuren määrän sopimusliitteiden allekirjoittamisen erissä yhdellä digitaalisella allekirjoituksella, mikä säästää yritykselle aikaa ja rahaa sekä vahvistaa uskottavuutta ja luottamusta sen kumppanisuhteissa.
Haaste
Nancy Kannenbergillä, DR-WALTERin Business Relations -tiimin vetäjällä, oli ratkaistavanaan haaste.
Matkavakuutuksiin erikoistuneena vakuutusmeklarina yritys on yhteydessä ja sopimussuhteissa lukuisten organisaatioiden kanssa ympäri maailmaa. Kuten vakuutusalalla on tapana, sopimustenhallinta on tähän asti hoidettu paperilla.
Pelkästään yhden sopimuksen allekirjoittaminen sisälsi monia vaiheita:
- sopimusehtojen laatiminen ja tarkistaminen,
- lopullisen version tulostaminen, mukaan lukien vastapuolen logon lisääminen,
- allekirjoituksen kirjoittaminen käsin,
- sopimuksen skannaaminen,
- sopimuksen lähettäminen vastapuolelle postitse tai sähköpostitse,
- vastapuolen muistuttelu, jotta saadaan heidän allekirjoittamansa versio sähköpostitse tai postitse, sekä
- sopimusten säilyttäminen offline-tilassa, mikä vie paljon tilaa eikä juuri helpota sopimusten etsimistä.
Mikäli näihin lukuisiin sopimuksiin tarvitaan liite, prosessi kuluttaa jälleen valtavasti paperia, tulostimen mustetta, kirjekuoria, fyysisiä mappikaappeja ja säilytystilaa sekä työtunteja.
Tilanteeseen astuvat Martin Nørgaard Gregersen ja sign.online.
Matka
Martin, full stack -kehittäjä ja ohjelmistoarkkitehti, palkattiin äskettäin DR-WALTER Groupiin tukemaan digitaalista muutosta ja liiketoimintaprosessien automatisointia koko organisaatiossa.
Martin sattuu olemaan myös sign.onlinen toimitusjohtaja ja toinen perustaja. sign.online tarjoaa helppokäyttöisen alustan yksityishenkilöille, yrityksille ja viranomaisille sopimusten digitaaliseen allekirjoittamiseen ja transaktioiden vahvistamiseen nopeasti ja edullisesti.
1. Yhdestä useaan: sign.onlinen alustan päivittäminen erissä allekirjoittamista varten
Ensimmäisen DR-WALTERille räätälöidyn erissä tehtävän sopimusten allekirjoituksen ratkaisun käynnistämiseksi sign.onlinen täytyi päivittää taustajärjestelmänsä käsittelemään yksittäisten työnkulkujen sijaan ryhmätyönkulkuja. Martin työsti avaimet käteen -ratkaisua Euroopan kesän aikana ja käynnisti sen menestyksekkäästi DR-WALTERille syyskuussa 2025.
Seuraava tunnistettu haaste liittyi GDPR-vaatimustenmukaisuuteen ja vakuutusalan raskaaseen sääntelytaakkaan henkilötietojen — etenkin terveystietojen — osalta.
2. Tietoturvan ja eheyden varmistaminen sääntelyn alaisella vakuutusalalla
Yhdessä DR-WALTERin vaatimustenmukaisuusvastaavan kanssa työskenneltyään Martin loi yksityiskohtaisen dokumentaation siitä, kuinka sign.online käsittelee tietoja yhteensä 90 GDPR-tietosuojatoimenpiteen avulla. Tietosuojaprosessit perusteellisesti varmistettuaan sign.online ja DR-WALTER pystyivät allekirjoittamaan yhdessä tietojenkäsittelysopimuksen.
Martin rakensi avaimet käteen -ratkaisun osana myös räätälöidyn analytiikan kojelaudan, jonka avulla DR-WALTER näkee kaikkien työnkulkujen tilastot, voi etsiä yksittäisen työnkulun ja tarkistaa sen yksityiskohdat. Tämä antaa heille mahdollisuuden tehdä manuaalisia muutoksia työnkulun tilaan. Se myös parantaa heidän seuranta- ja raportointivalmiuksiaan ja vähentää riippuvuutta sign.onlinen tuesta.
3. Monikielisten ominaisuuksien integrointi sopimustenhallintajärjestelmään
Tähän projektiin asti sign.onlinen digitaalinen allekirjoitusalusta oli ollut saatavilla vain englanniksi. DR-WALTER tarvitsi monikielisen ratkaisun, joka kattaisi sekä asiakaskirjeenvaihdon että sopimusten kielen.
sign.online mukautti siksi erissä tapahtuvan allekirjoitusjärjestelmän käsittelemään sopimuksia ja räätälöityjä ilmoitussähköposteja eri kielillä.
4. Kirsikka kakun päälle: useiden sopimusten yksilöllinen muotoilu vastapuolen logoilla ja brändin typografialla
Kun sign.online oli ratkaissut yllä mainitut kolme haastetta, Martin pystyi kääntämään huomionsa asiakirjojen muotoilun ja suunnittelun esteettisempiin yksityiskohtiin.
sign.onlinen avaimet käteen -ratkaisu mahdollistaa nyt yksittäisten sopimusten räätälöidyn muotoilun, mukaan lukien korkearesoluutioisten vastapuolen logojen lisääminen ja brändin typografian käyttö.
Tulos
Syyskuussa sign.onlinen DR-WALTERille räätälöity erissä tapahtuvan allekirjoituksen avaimet käteen -ratkaisu otettiin tuotantokäyttöön. Useissa erissä toimien lähes 300 sopimusta allekirjoitettiin onnistuneesti digitaalisesti ja lähetettiin sähköpostitse toimittajille minuuteissa.
Uusi digitaalinen prosessi on tuonut Nancylle ja hänen yritykselleen merkittäviä etuja, kuten:
- Satoja sopimusliitteitä allekirjoitettu yhdellä digitaalisella allekirjoituksella
- Merkittävästi pienempi paperin, tulostimen musteen, kirjekuorten, säilytyskansioiden ja toimistotilan tarve (ja kustannukset),
- Sopimusten allekirjoittamisen koko juridisen prosessin lyheneminen, kun toimittajat käyttävät sign.onlinen alustaa sopimusten nopeaan digitaaliseen vastaallekirjoittamiseen,
- Toimittajayhteyksien juridisten menettelyjen parantunut tietojen eheys ja tietoturva, sekä
- Kasvanut uskottavuus ja luottamus toimittajien silmissä — osa heistä on jo kysynyt, kuinka he voisivat ottaa ratkaisun käyttöön omissa liiketoimintaprosesseissaan.
Reaktio
DR-WALTERin toimitusjohtaja Reinhard Bellinghausen kommentoi yrityksen strategista kumppanuutta ja sijoitusta sign.oneen:
”Sijoittamalla sign.oneen pyrin asemoimaan yhtiömme Saksan vakuutusalan digitaalisen muutoksen ja liiketoiminnan automatisoinnin eturintamaan. Uskon, että olemme yhdessä parantaneet sopimusten allekirjoitusprosessejamme toimittajien, asiakkaiden ja oman yhtiömme sisällä, mikä puolestaan on lisännyt tyytyväisyyttä ja luottamusta palveluihimme ja tuotteisiimme.”
Oletko valmis säästämään aikaa ja kustannuksia omissa sopimusten allekirjoitus- ja liiketoimintaprosesseissasi?
Vaihda paperista digitaaliseen jo tänään.
Hyödynnä sign.onlinen omaa ohjelmistoa ja siihen liittyviä avaimet käteen -ratkaisuja:
- Paperittomat prosessit: poista paperi ja tehottomuudet sekä pura hallinnolliset pullonkaulat
- Säästä rahaa: vähennä operatiivisia kustannuksia ja saa budjettivarmuutta sign.onlinen läpinäkyvillä käyttöönotto- ja allekirjoituskohtaisilla maksuilla
- Ole turvallinen ja vaatimustenmukainen: rakenna luottamusta varmennetuilla allekirjoituksilla, turvallisella allekirjoittamisella ja digitaalisilla auditointiloilla EU:n kultaisten standardien mukaisesti
- Käyttäjäkeskeinen suunnittelu ja kieli: alustamme toimii välittömästi selaimessasi, kun taas avaimet käteen -ratkaisut vaativat minimaalista integrointia.
Ota meihin yhteyttä jo tänään keskustellaksesi digitaalisen muutoksen tarpeistasi — erissä tapahtuvasta allekirjoittamisesta liiketoimintaprosessien työnkulkujen automatisointiin.
Jos etsit avaimet käteen -ratkaisua manuaalisten liiketoiminnan työnkulkujen tai julkisten palvelujen sujuvoittamiseen, ota yhteyttä: hello@sign.online
Kirjoittanut: Hannah Brown (Chief Content Strategist) sign.onlinen puolesta