Digital transformation av försäkringsbranschen: sign.online stöttar DR-WALTER Group i automatiseringen av affärsprocesser. Och hur sign.online redan har hjälpt DR-WALTER Group att spara tid och kostnader genom att automatisera batch-digital avtalssignering med bara några e-postmeddelanden och klick.
Trots stora framsteg i digitaliseringen av försäkringssektorn, särskilt vid interaktion med kunder, förblir många backofficeprocesser pappersbaserade.
Det finns därför stora möjligheter att effektivisera dokumenthanteringssystem och frigöra tid och kostnader kopplade till manuella processer – som att signera avtal.
sign.online stöttade nyligen försäkringsförmedlaren DR-WALTER i digitaliseringen av avtalshanteringen med en grupp partner runt om i världen. Den nyckelfärdiga lösning som sign.online tagit fram för DR-WALTER möjliggör batch-signering av ett stort antal avtalstillägg med en enda digital signatur, vilket sparar företaget tid och pengar och stärker trovärdigheten och förtroendet i avtalsrelationerna med partner.
Utmaningen
Nancy Kannenberg, chef för Business Relations-teamet på DR-WALTER, hade en utmaning.
Som försäkringsförmedlare specialiserad på reseförsäkringar har företaget kontakt och avtalsförhållanden med många organisationer världen över. Som brukligt i försäkringsbranschen har avtalshanteringen varit pappersbaserad.
Processen för att signera vart och ett av dessa avtal innebar i sig många steg:
- utformning och granskning av avtalsvillkoren,
- utskrift av slutversionen inklusive tillägg av motpartens logotyp,
- handskriven signatur,
- skanning av avtalet,
- postning eller e-postning av avtalet till motparten,
- uppföljning med motparten för att få den signerade versionen via e-post eller post, och
- offlineförvaring av avtal, som tar upp mycket plats och inte gör det särskilt enkelt att söka efter avtal.
Om ett tillägg krävs för dessa många avtal innebär processen återigen en enorm förbrukning av papper, skrivarbläck, kuvert, fysiska arkivskåp och förvaringsutrymme samt arbetstimmar.
In kommer Martin Nørgaard Gregersen och sign.online.
Resan
Martin, en full-stack-utvecklare och mjukvaruarkitekt, anlitades nyligen av DR-WALTER Group för att stötta digital transformation och automatisering av affärsprocesser i hela organisationen.
Martin är dessutom vd och medgrundare av sign.online, som erbjuder en enkel plattform för privatpersoner, företag och myndigheter att digitalt signera avtal och bekräfta transaktioner snabbt och billigt.
1. Från en till många: uppgradering av sign.onlines plattform för batch-signering
För att lansera den första lösningen för batch-avtalssignering åt DR-WALTER behövde sign.online uppgradera sin backend för att hantera grupperade arbetsflöden i stället för enstaka. Martin arbetade på en nyckelfärdig lösning under den europeiska sommaren och lanserade den framgångsrikt åt DR-WALTER i september 2025.
Nästa identifierade fråga gällde GDPR-efterlevnad och den tunga regulatoriska bördan inom försäkringsbranschen avseende personuppgifter, i synnerhet hälsouppgifter.
2. Datasäkerhet och dataintegritet i den reglerade försäkringsbranschen
Efter ett samarbete med compliance officern på DR-WALTER tog Martin fram detaljerad dokumentation för hur sign.online hanterar data med totalt 90 GDPR-åtgärder för dataskydd. När dataskyddsprocesserna var grundligt verifierade kunde sign.online och DR-WALTER samsignera ett personuppgiftsbiträdesavtal.
Martin byggde också en skräddarsydd Analytics Dashboard som en del av den nyckelfärdiga lösningen, vilket gör att DR-WALTER kan se statistik för samtliga arbetsflöden, slå upp ett specifikt arbetsflöde och kontrollera dess detaljer. Det låter dem manuellt ändra arbetsflödesstatus. Det stärker även deras övervaknings- och rapporteringsförmåga och gör dem mindre beroende av sign.online-support.
3. Integrering av flerspråkiga funktioner i avtalshanteringssystemet
Fram till det här projektet hade sign.onlines digitala signeringsplattform endast funnits på engelska. DR-WALTER behövde en flerspråkig lösning, inklusive korrespondensen med kunder och språket i avtalen.
sign.online anpassade därför batch-signeringssystemet så att det kan hantera avtal och anpassade aviserings-mejl på olika språk.
4. Pricken över i:et: individuell formatering av flera avtal med motparternas logotyper och varumärkestypografi
När sign.online löst de tre ovanstående problemen kunde Martin rikta uppmärksamheten mot de mer estetiska detaljerna i dokumentformatering och design.
Sign.onlines nyckelfärdiga lösning tillåter nu skräddarsydd formatering av enskilda avtal, inklusive möjligheten att lägga till motparternas logotyper i hög upplösning och använda varumärkestypografi.
Resultatet
I september driftsattes sign.onlines nyckelfärdiga lösning åt DR-WALTER för batch-signering. Fördelat på flera batcher signerades nästan 300 avtal framgångsrikt digitalt och e-postades till leverantörer inom några minuter.
Den nya digitala processen har gjort det möjligt för Nancy och hennes företag att uppleva betydande fördelar, bland annat:
- Hundratals avtalstillägg signerade med en enda digital signatur
- Kraftigt minskat behov (och kostnader) för papper, skrivarbläck, kuvert, förvaringsmappar och kontorsutrymme,
- Minskad tidsåtgång för hela den juridiska processen vid avtalssignering, då leverantörerna använder sign.online-plattformen för att digitalt motsignera avtalen snabbt,
- Ökad dataintegritet och säkerhet i juridiska procedurer med leverantörer, och
- Ökad trovärdighet och förtroende i leverantörernas ögon, varav vissa redan har frågat hur de själva kan ta in lösningen i sina egna affärsprocesser.
Reaktionen
DR-WALTERs vd Reinhard Bellinghausen kommenterade företagets strategiska partnerskap med och investering i sign.online:
“Genom att investera i sign.online vill jag placera vårt företag i framkant av digital transformation och affärsautomatisering inom den tyska försäkringsbranschen. Tillsammans tror jag att vi har förbättrat våra avtalssigneringsprocesser med leverantörer, kunder och internt i vårt eget företag, vilket i sin tur har skapat en högre nivå av nöjdhet och förtroende för våra tjänster och produkter.”
Är du redo att spara tid och kostnader i din egen avtalssignering och dina egna affärsprocesser?
Byt från papper till digitalt idag.
Med sign.onlines egenutvecklade mjukvara och tillhörande nyckelfärdiga lösningar drar du nytta av:
- Pappersfria processer: eliminera papper och ineffektivitet och lös upp administrativa flaskhalsar
- Spara pengar: minska driftskostnader och få budgetsäkerhet med sign.onlines transparenta uppsättnings- och per-signaturavgifter
- Var säker och regelefterlevande: vinn förtroende med verifierade signaturer, säker signering och digitala granskningsspår som följer EU:s guldstandard
- Användarcentrerad design och språk: vår plattform fungerar direkt i din webbläsare, medan de nyckelfärdiga lösningarna kräver minimal integration.
Kontakta oss idag för att diskutera era behov inom digital transformation – från batch-signering till automatisering av affärsprocesser.
Om du letar efter en nyckelfärdig lösning för att effektivisera manuella affärsflöden eller offentliga tjänster, hör av dig: hello@sign.online
Skriven av: Hannah Brown (Chief Content Strategist) på uppdrag av sign.online