Cyfrowa transformacja branży ubezpieczeniowej: sign.online wspiera Grupę DR-WALTER w automatyzacji procesów biznesowych. A także jak sign.online już teraz pomógł Grupie DR-WALTER zaoszczędzić czas i koszty, automatyzując masowe cyfrowe podpisywanie umów za pomocą zaledwie kilku e-maili i kliknięć.
Pomimo znaczących postępów w cyfryzacji sektora ubezpieczeniowego, zwłaszcza w obszarze interakcji z klientem, wiele procesów back office nadal opiera się na dokumentach papierowych.
Stwarza to ogromne możliwości usprawnienia systemów zarządzania dokumentami oraz uwolnienia czasu i kosztów związanych z procesami manualnymi — takimi jak podpisywanie umów.
sign.online wspierał niedawno brokera ubezpieczeniowego DR-WALTER w cyfryzacji relacji umownych z grupą partnerów z całego świata. Rozwiązanie pod klucz opracowane przez sign.online dla DR-WALTER umożliwia masowe podpisywanie dużej liczby aneksów do umów jednym podpisem cyfrowym, oszczędzając firmie czas i pieniądze oraz wzmacniając wiarygodność i zaufanie w relacjach umownych z partnerami.
Wyzwanie
Nancy Kannenberg, Kierowniczka Zespołu ds. Relacji Biznesowych w DR-WALTER, stanęła przed wyzwaniem.
Jako broker ubezpieczeniowy specjalizujący się w ubezpieczeniach podróżnych, firma utrzymuje kontakty i relacje umowne z wieloma organizacjami na całym świecie. Jak to zwykle w branży ubezpieczeniowej, zarządzanie umowami opierało się dotąd na papierze.
Sam proces podpisywania każdej z tych umów obejmował wiele etapów:
- opracowanie i przegląd warunków umowy,
- wydrukowanie wersji ostatecznej, w tym dodanie logo drugiej strony,
- odręczne złożenie podpisu,
- zeskanowanie umowy,
- wysłanie umowy do drugiej strony pocztą lub e-mailem,
- ponaglanie kontrahenta w celu otrzymania podpisanej przez niego wersji e-mailem lub pocztą, oraz
- Przechowywanie umów offline, które zajmuje dużo miejsca i nie ułatwia wyszukiwania umów.
Jeśli do tych licznych umów wymagany jest aneks, proces ten ponownie pochłania ogromne ilości papieru, tuszu drukarskiego, kopert, fizycznych szaf na akta i miejsca do przechowywania, a także roboczogodzin.
I tu na scenę wchodzą Martin Nørgaard Gregersen i sign.online.
Droga do rozwiązania
Martin, programista full-stack i architekt oprogramowania, został niedawno zatrudniony w Grupie DR-WALTER, aby wspierać cyfrową transformację i automatyzację procesów biznesowych w całej organizacji.
Martin jest jednocześnie CEO i współzałożycielem sign.online — platformy o intuicyjnej obsłudze, która umożliwia osobom prywatnym, firmom i instytucjom państwowym szybkie i tanie podpisywanie umów cyfrowo oraz potwierdzanie transakcji.
1. Od jednego do wielu: rozbudowa platformy sign.online o możliwość podpisywania zbiorczego
Aby uruchomić pierwsze rozwiązanie do masowego podpisywania umów dla DR-WALTER, sign.online musiał rozbudować swój backend, tak by obsługiwał obiegi grupowe zamiast pojedynczych. Martin pracował nad rozwiązaniem pod klucz przez europejskie lato i pomyślnie uruchomił je dla DR-WALTER we wrześniu 2025 roku.
Kolejny zidentyfikowany problem dotyczył zgodności z RODO oraz znacznych wymogów regulacyjnych branży ubezpieczeniowej w zakresie danych osobowych, w szczególności danych dotyczących zdrowia.
2. Zapewnienie bezpieczeństwa i integralności danych w regulowanej branży ubezpieczeniowej
Po współpracy z inspektorem ds. zgodności w DR-WALTER Martin przygotował szczegółową dokumentację opisującą, w jaki sposób sign.online przetwarza dane, wykorzystując łącznie 90 środków ochrony prywatności zgodnych z RODO. Po dogłębnej weryfikacji procesów ochrony danych sign.online i DR-WALTER mogły wspólnie podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych.
Martin zbudował również, w ramach rozwiązania pod klucz, dedykowany Pulpit Analityczny, który umożliwia DR-WALTER podgląd statystyk wszystkich obiegów, wyszukiwanie konkretnego obiegu i sprawdzanie jego szczegółów. Pozwala im to wprowadzać ręczne zmiany w statusie obiegu. Zwiększa również ich możliwości monitorowania i raportowania oraz zmniejsza zależność od wsparcia sign.online.
3. Wprowadzenie wielojęzyczności do systemu zarządzania umowami
Do czasu tego projektu platforma cyfrowego podpisywania sign.online była dostępna wyłącznie w języku angielskim. DR-WALTER potrzebował rozwiązania wielojęzycznego — obejmującego zarówno korespondencję z klientami, jak i język samych umów.
Dlatego sign.online dostosował system podpisywania zbiorczego, tak by obsługiwał umowy i niestandardowe powiadomienia e-mail w różnych językach.
4. Wisienka na torcie: indywidualne formatowanie wielu umów z logo kontrahentów i typografią marki
Po rozwiązaniu trzech powyższych kwestii Martin mógł skupić się na bardziej estetycznych szczegółach formatowania i projektowania dokumentów.
Rozwiązanie pod klucz sign.online umożliwia teraz dopasowane formatowanie poszczególnych umów, w tym dodawanie logo kontrahentów w wysokiej rozdzielczości oraz stosowanie typografii marki.
Rezultat
We wrześniu rozwiązanie pod klucz sign.online dla DR-WALTER do masowego podpisywania weszło w życie. Działając w kilku partiach, niemal 300 umów zostało pomyślnie podpisanych cyfrowo i wysłanych e-mailem do dostawców w ciągu kilku minut.
Nowy proces cyfrowy umożliwił Nancy i jej firmie osiągnięcie znaczących korzyści, w tym:
- Setki aneksów do umów podpisanych jednym podpisem cyfrowym
- Znaczące zmniejszenie zapotrzebowania (i kosztów) na papier, tusz drukarski, koperty, segregatory i przestrzeń biurową,
- Skrócenie czasu całego procesu prawnego podpisywania umów, ponieważ dostawcy korzystają z platformy sign.online, aby szybko cyfrowo kontrasygnować umowy,
- Zwiększona integralność danych i bezpieczeństwo procedur prawnych z dostawcami, oraz
- Wzmocniona wiarygodność i zaufanie w oczach dostawców, z których część już zapytała, jak mogliby wdrożyć to rozwiązanie we własnych procesach biznesowych.
Reakcja
Reinhard Bellinghausen, CEO DR-WALTER, skomentował strategiczne partnerstwo firmy z sign.online oraz inwestycję w tę platformę:
„Inwestując w sign.online, chcę umieścić naszą firmę na czele cyfrowej transformacji i automatyzacji biznesu w niemieckiej branży ubezpieczeniowej. Wierzę, że wspólnie usprawniliśmy nasze procesy podpisywania umów z dostawcami, klientami i wewnątrz samej firmy, co z kolei przełożyło się na wyższy poziom satysfakcji i zaufania do naszych usług i produktów.”
Czy jesteś gotów oszczędzać czas i koszty w swoich procesach podpisywania umów i procesach biznesowych?
Przejdź już dziś z papieru na format cyfrowy.
Dzięki autorskiemu oprogramowaniu sign.online i powiązanym rozwiązaniom pod klucz skorzystaj z:
- Procesów bezpapierowych: wyeliminuj papier i nieefektywności oraz odblokuj wąskie gardła administracyjne
- Oszczędności: obniż koszty operacyjne i miej pewność co do budżetu dzięki przejrzystym opłatom konfiguracyjnym i za podpis w sign.online
- Bezpieczeństwa i zgodności: zyskaj zaufanie dzięki zweryfikowanym podpisom, bezpiecznemu podpisywaniu i cyfrowym ścieżkom audytu, zachowując zgodność ze złotymi standardami UE
- Projektowania i języka skoncentrowanego na użytkowniku: nasza platforma działa od razu w przeglądarce, a rozwiązania pod klucz wymagają minimalnej integracji.
Skontaktuj się z nami już dziś, aby omówić swoje potrzeby w zakresie cyfrowej transformacji — od masowego podpisywania po automatyzację obiegów procesów biznesowych.
Jeśli szukasz rozwiązania pod klucz, które usprawni manualne obiegi biznesowe lub usługi publiczne, napisz: hello@sign.online
Autorka: Hannah Brown (Chief Content Strategist) w imieniu sign.online