Digital transformation af forsikringsbranchen: sign.online støtter DR-WALTER Group i automatiseringen af forretningsprocesser. Og hvordan sign.online allerede har hjulpet DR-WALTER Group med at spare tid og omkostninger ved at automatisere batch-digital kontraktunderskrivelse med blot få e-mails og klik.
På trods af store fremskridt i digitaliseringen af forsikringssektoren – især for kundevendt interaktion – er mange back office-processer fortsat papirbaserede.
Der er derfor store muligheder for at strømline dokumenthåndteringssystemer og frigøre tid og omkostninger forbundet med manuelle processer – som for eksempel kontraktunderskrivelse.
sign.online har for nylig hjulpet forsikringsmægleren DR-WALTER med at digitalisere kontraktforhold med en gruppe partnere over hele verden. Den nøglefærdige løsning, som sign.online har udviklet til DR-WALTER, gør det muligt at batch-underskrive et stort antal kontrakttillæg med en enkelt digital signatur og sparer dermed virksomheden tid og penge samtidig med, at den styrker troværdigheden og tilliden i deres kontraktforhold med partnere.
Udfordringen
Nancy Kannenberg, leder af Business Relations-teamet hos DR-WALTER, stod over for en udfordring.
Som forsikringsmægler specialiseret i rejseforsikring er virksomheden i kontakt og har kontraktforhold med mange organisationer verden over. Som det er sædvanen i forsikringsbranchen, har kontraktstyringen været papirbaseret.
Processen med at underskrive bare én af disse kontrakter omfattede mange trin:
- udarbejdelse og gennemgang af aftalevilkårene,
- print af den endelige version, herunder tilføjelse af modpartens logo,
- håndskrevet underskrift,
- scanning af aftalen,
- postafsendelse eller e-mail af aftalen til modparten,
- opfølgning hos modparten for at modtage deres underskrevne version pr. e-mail eller post, og
- offline opbevaring af kontrakter, hvilket fylder meget og ikke gør det særlig nemt at søge efter kontrakter.
Hvis et tillæg er påkrævet for disse mange kontrakter, indebærer processen igen et enormt forbrug af papir, printerblæk, kuverter, fysiske arkivskabe og opbevaringsplads, samt arbejdstimer.
Her kommer Martin Nørgaard Gregersen og sign.online ind i billedet.
Rejsen
Martin, full-stack-udvikler og softwarearkitekt, blev for nylig hentet ind hos DR-WALTER Group for at understøtte digital transformation og automatisering af forretningsprocesser på tværs af organisationen.
Martin er samtidig CEO og medstifter af sign.online, der tilbyder en brugervenlig platform til privatpersoner, virksomheder og offentlige myndigheder, hvor de hurtigt og billigt kan underskrive kontrakter digitalt og bekræfte transaktioner.
1. Fra én til mange: opgradering af sign.onlines platform med funktionalitet til batch-signering
For at lancere den første løsning til batch-kontraktunderskrivelse til DR-WALTER skulle sign.online opgradere sit backend-system, så det kunne behandle grupperede workflows i stedet for enkeltstående workflows. Martin arbejdede på en nøglefærdig løsning hen over den europæiske sommer og lancerede den med succes for DR-WALTER i september 2025.
Den næste problemstilling, der blev identificeret, vedrørte GDPR-overholdelse og den tunge regulatoriske byrde i forsikringsbranchen i forhold til personoplysninger, særligt helbredsoplysninger.
2. Datasikkerhed og dataintegritet i den regulerede forsikringsbranche
Efter samarbejdet med compliance officeren hos DR-WALTER udarbejdede Martin detaljeret dokumentation for, hvordan sign.online håndterer data ved hjælp af i alt 90 GDPR-databeskyttelsestiltag. Med databeskyttelsesprocesserne grundigt verificeret kunne sign.online og DR-WALTER underskrive en databehandleraftale i fællesskab.
Martin byggede også et skræddersyet Analytics Dashboard som en del af den nøglefærdige løsning, der giver DR-WALTER mulighed for at se statistikker for alle workflows, slå et bestemt workflow op og kontrollere detaljerne. Det gør dem i stand til at foretage manuelle ændringer af workflow-status. Det øger desuden deres muligheder for overvågning og rapportering og gør dem mindre afhængige af sign.online-support.
3. Integration af flersprogede muligheder i kontraktstyringssystemet
Indtil dette projekt havde sign.onlines digitale signeringsplatform kun været tilgængelig på engelsk. DR-WALTER havde brug for en flersproget løsning, herunder til korrespondance med kunder og til sproget i deres kontrakter.
sign.online tilpassede derfor batch-signeringssystemet, så det kan håndtere kontrakter og brugerdefinerede notifikations-e-mails på forskellige sprog.
4. Prikken over i’et: individuel formatering af flere kontrakter med modparters logoer og brand-typografi
Da sign.online havde løst de tre ovenstående problemstillinger, kunne Martin rette opmærksomheden mod de mere æstetiske detaljer i dokumentformatering og -design.
Den nøglefærdige løsning fra sign.online giver nu mulighed for skræddersyet formatering af enkelte kontrakter, herunder tilføjelse af modparters logoer i høj opløsning samt brug af brand-typografi.
Resultatet
I september gik sign.onlines nøglefærdige løsning til DR-WALTER for batch-signering i drift. Fordelt over flere batches blev næsten 300 kontrakter underskrevet digitalt og sendt til leverandører pr. e-mail på få minutter.
Den nye digitale proces har sat Nancy og hendes virksomhed i stand til at opleve betydelige fordele, herunder:
- Hundredvis af kontrakttillæg underskrevet med en enkelt digital signatur
- Markant reduceret behov (og omkostninger) for papir, printerblæk, kuverter, opbevaringsmapper og kontorplads,
- Reduceret tidsforbrug i hele den juridiske proces ved kontraktunderskrivelse, da leverandørerne bruger sign.online-platformen til hurtigt at modsignere kontrakterne digitalt,
- Øget dataintegritet og sikkerhed i juridiske procedurer med leverandører, og
- Øget troværdighed og tillid i leverandørernes øjne, hvoraf nogle allerede har spurgt, hvordan de selv kan tage løsningen i brug i deres egne forretningsprocesser.
Reaktionen
Reinhard Bellinghausen, CEO i DR-WALTER, kommenterede virksomhedens strategiske partnerskab med og investering i sign.online:
“Ved at investere i sign.online ønsker jeg at placere vores virksomhed i front for digital transformation og automatisering af forretningsprocesser i den tyske forsikringsbranche. Jeg mener, at vi i fællesskab har forbedret vores kontraktunderskrivelsesprocesser med leverandører, kunder og internt i vores egen virksomhed, hvilket igen har skabt et højere niveau af tilfredshed og tillid til vores ydelser og produkter.”
Er du klar til at spare tid og omkostninger på dine egne kontraktunderskrivelses- og forretningsprocesser?
Skift fra papir til digital i dag.
Med sign.onlines egenudviklede software og tilhørende nøglefærdige løsninger får du gavn af:
- Papirfri processer: fjern papir og ineffektivitet og løsn op for administrative flaskehalse
- Spar penge: reducer driftsomkostninger og få budgetsikkerhed med sign.onlines transparente opsætnings- og pr.-signatur-gebyrer
- Vær sikker og compliant: opnå tillid med verificerede signaturer, sikker signering og digitale revisionsspor, der lever op til EU’s guldstandard
- Brugercentreret design og sprog: vores platform fungerer med det samme i din browser, mens de nøglefærdige løsninger kræver minimal integration.
Kontakt os i dag for at drøfte jeres behov inden for digital transformation – fra batch-signering til automatisering af forretningsprocesser.
Søger du en nøglefærdig løsning til at strømline manuelle forretningsworkflows eller offentlige tjenester, så tag fat i os: hello@sign.online
Skrevet af: Hannah Brown (Chief Content Strategist) på vegne af sign.online