Digitale transformatie van de verzekeringsbranche: sign.online ondersteunt DR-WALTER Group bij het automatiseren van bedrijfsprocessen. En hoe sign.online DR-WALTER Group nu al heeft geholpen tijd en kosten te besparen door het digitaal ondertekenen van contracten in batches te automatiseren met slechts enkele e-mails en kliks.
Ondanks de aanzienlijke vooruitgang in de digitalisering van de verzekeringssector, met name in de interacties met klanten, blijven veel backofficeprocessen op papier.
Er liggen dan ook grote kansen om documentbeheersystemen te stroomlijnen en tijd en kosten vrij te spelen die gepaard gaan met handmatige processen, zoals het ondertekenen van contracten.
sign.online heeft verzekeringsmakelaar DR-WALTER onlangs ondersteund bij het digitaliseren van contractuele relaties met een groep partners wereldwijd. De kant-en-klare oplossing die sign.online voor DR-WALTER ontwikkelde, maakt het mogelijk om een groot aantal contractaddenda in batches met één enkele digitale handtekening te ondertekenen. Dat scheelt het bedrijf tijd en geld en versterkt de geloofwaardigheid en het vertrouwen in zijn contractuele relaties met partners.
De uitdaging
Nancy Kannenberg, hoofd van het Business Relations-team bij DR-WALTER, stond voor een uitdaging.
Als verzekeringsmakelaar gespecialiseerd in reisverzekeringen onderhoudt het bedrijf contact en contractuele relaties met talloze organisaties wereldwijd. Zoals gebruikelijk in de verzekeringsbranche verliep het contractbeheer op papier.
Het ondertekenen van elk afzonderlijk contract bestond uit veel stappen:
- het opstellen en beoordelen van de overeenkomstvoorwaarden,
- het printen van de definitieve versie, inclusief het toevoegen van het logo van de wederpartij,
- het zetten van een handgeschreven handtekening,
- het scannen van de overeenkomst,
- het per post of e-mail versturen van de overeenkomst aan de wederpartij,
- het opvolgen bij de wederpartij om hun ondertekende versie per e-mail of post te ontvangen, en
- Contracten offline opslaan, wat veel ruimte inneemt en het zoeken naar contracten allesbehalve eenvoudig maakt.
Als er voor deze talrijke contracten een addendum nodig is, brengt dit proces opnieuw een enorm verbruik mee van papier, printerinkt, enveloppen, fysieke archiefkasten en opslagruimte, naast werkuren.
Hier komen Martin Nørgaard Gregersen en sign.online in beeld.
Het traject
Martin, full-stack ontwikkelaar en software-architect, werd onlangs bij DR-WALTER Group aan boord gehaald om de digitale transformatie en de automatisering van bedrijfsprocessen in de hele organisatie te ondersteunen.
Martin is ook CEO en medeoprichter van sign.online, dat een gebruiksvriendelijk platform biedt waarmee particulieren, bedrijven en overheidsinstanties contracten digitaal kunnen ondertekenen en transacties snel en voordelig kunnen bevestigen.
1. Van één naar veel: het platform van sign.online uitbreiden met batchondertekening
Om de eerste oplossing voor het in batches ondertekenen van contracten voor DR-WALTER te kunnen lanceren, moest sign.online haar backend uitbreiden, zodat deze groepsworkflows in plaats van losse workflows kon verwerken. Martin werkte gedurende de Europese zomer aan een kant-en-klare oplossing en stelde deze in september 2025 met succes in dienst voor DR-WALTER.
Het volgende vraagstuk had betrekking op AVG-naleving en de zware regelgevende last van de verzekeringsbranche met betrekking tot persoonsgegevens, in het bijzonder gezondheidsgegevens.
2. Borgen van gegevensbeveiliging en integriteit in de gereguleerde verzekeringsbranche
Na overleg met de compliance officer bij DR-WALTER stelde Martin uitvoerige documentatie op over de manier waarop sign.online met data omgaat, met in totaal 90 AVG-maatregelen voor gegevensbescherming. Nadat de gegevensbeschermingsprocessen grondig waren gevalideerd, konden sign.online en DR-WALTER gezamenlijk een verwerkersovereenkomst ondertekenen.
Martin ontwikkelde daarnaast een op maat gemaakt Analytics Dashboard als onderdeel van de kant-en-klare oplossing, waarmee DR-WALTER statistieken van alle workflows kan inzien, een specifieke workflow kan opzoeken en de details ervan kan controleren. Hierdoor kunnen zij handmatig wijzigingen aanbrengen in de status van een workflow. Ook versterkt het hun mogelijkheden voor monitoring en rapportage en maakt het hen minder afhankelijk van de support van sign.online.
3. Meertaligheid integreren in het contractbeheersysteem
Tot dit project was het digitale ondertekenplatform van sign.online uitsluitend in het Engels beschikbaar. DR-WALTER had behoefte aan een meertalige oplossing, ook voor de correspondentie met klanten en voor de taal van hun contracten.
sign.online paste het batchondertekensysteem daarom zo aan dat het contracten en op maat gemaakte notificatiemails in verschillende talen kan verwerken.
4. De kers op de taart: meerdere contracten individueel opmaken met logo’s van wederpartijen en huisstijl
Zodra sign.online de bovenstaande drie vraagstukken had opgelost, kon Martin zijn aandacht richten op de meer esthetische details van documentopmaak en -vormgeving.
De kant-en-klare oplossing van sign.online maakt nu een op maat gemaakte opmaak van afzonderlijke contracten mogelijk, inclusief de mogelijkheid om hogeresolutielogo’s van wederpartijen toe te voegen en huisstijltypografie te gebruiken.
Het resultaat
In september ging de kant-en-klare oplossing van sign.online voor batchondertekening bij DR-WALTER live. In meerdere batches werden bijna 300 contracten met succes digitaal ondertekend en binnen enkele minuten per e-mail naar leveranciers verzonden.
Het nieuwe digitale proces stelde Nancy en haar bedrijf in staat aanzienlijke voordelen te ervaren, waaronder:
- Honderden contractaddenda ondertekend met één enkele digitale handtekening
- Aanzienlijk minder behoefte (en kosten) voor papier, printerinkt, enveloppen, opbergmappen en kantoorruimte,
- Kortere doorlooptijd van het volledige juridische ondertekeningsproces, doordat leveranciers het platform van sign.online gebruiken om de contracten snel digitaal te medeondertekenen,
- Grotere data-integriteit en veiligheid van juridische procedures met leveranciers, en
- Meer geloofwaardigheid en vertrouwen in de ogen van leveranciers, van wie sommigen al hebben gevraagd hoe ze de oplossing in hun eigen bedrijfsprocessen kunnen inzetten.
De reactie
CEO van DR-WALTER Reinhard Bellinghausen reageerde op het strategische partnerschap met en de investering in sign.online:
“Door te investeren in sign.online wil ik ons bedrijf in de voorhoede plaatsen van digitale transformatie en bedrijfsautomatisering binnen de Duitse verzekeringsbranche. Door samen op te trekken hebben we volgens mij onze contractondertekenprocessen met leveranciers, klanten en binnen ons eigen bedrijf verbeterd, wat op zijn beurt heeft geleid tot een hoger niveau van tevredenheid en vertrouwen in onze diensten en producten.”
Bent u klaar om tijd en kosten te besparen op uw eigen contractondertekenings- en bedrijfsprocessen?
Stap vandaag nog over van papier op digitaal.
Profiteer met de eigen software van sign.online en bijbehorende kant-en-klare oplossingen van:
- Papierloze processen: schaf papier en inefficiënties af en doorbreek administratieve knelpunten
- Bespaar geld: verlaag operationele kosten en krijg budgetzekerheid met de transparante setup en kosten per handtekening van sign.online
- Veilig en compliant: win vertrouwen met geverifieerde handtekeningen, veilige ondertekening en digitale audittrails, in lijn met de EU gold standards
- Gebruikersgericht ontwerp en taalgebruik: ons platform werkt direct in uw browser, terwijl kant-en-klare oplossingen slechts minimale integratie vergen.
Neem vandaag nog contact met ons op om uw behoeften op het gebied van digitale transformatie te bespreken – van batchondertekening tot het automatiseren van bedrijfsprocesworkflows.
Bent u op zoek naar een kant-en-klare oplossing om handmatige bedrijfsworkflows of publieke diensten te stroomlijnen? Neem dan contact op: hello@sign.online
Geschreven door: Hannah Brown (Chief Content Strategist) namens sign.online