Transformação digital do setor segurador: a sign.online apoia o grupo DR-WALTER na automatização dos processos de negócio. E como a sign.online já ajudou o grupo DR-WALTER a poupar tempo e custos automatizando a assinatura digital de contratos em lote com apenas alguns e-mails e cliques.
Apesar dos vários avanços na digitalização do setor segurador, sobretudo nas interações com clientes, muitos processos de back office continuam a ser feitos em papel.
Existem, por isso, grandes oportunidades para otimizar os sistemas de gestão documental e libertar tempo e custos associados a processos manuais, como a assinatura de contratos.
A sign.online apoiou recentemente o corretor de seguros DR-WALTER na digitalização das relações contratuais com um grupo de parceiros a nível mundial. A solução chave na mão desenvolvida pela sign.online para a DR-WALTER permite assinar em lote um grande número de adendas contratuais com uma única assinatura digital, poupando tempo e dinheiro à empresa e reforçando a credibilidade e a confiança nas suas relações contratuais com parceiros.
O desafio
Nancy Kannenberg, responsável pela equipa de Business Relations da DR-WALTER, tinha um desafio entre mãos.
Enquanto corretor de seguros especializado em seguros de viagem, a empresa mantém contactos e relações contratuais com inúmeras organizações em todo o mundo. Como é habitual no setor segurador, a gestão contratual tem sido feita em papel.
Só o processo de assinatura de cada um destes contratos envolvia diversas etapas:
- redigir e rever os termos do acordo,
- imprimir a versão final, incluindo a inclusão do logótipo da contraparte,
- assinar à mão,
- digitalizar o acordo,
- enviar o acordo por correio postal ou e-mail à contraparte,
- fazer o acompanhamento junto da contraparte para receber a versão assinada por e-mail ou correio, e
- Arquivar os contratos offline, o que ocupa muito espaço e torna a procura de contratos especialmente complicada.
Se for necessária uma adenda a estes inúmeros contratos, este processo envolve novamente um enorme consumo de papel, tinta de impressora, envelopes, arquivadores físicos e espaço de armazenamento, além das horas de trabalho.
É aqui que entram Martin Nørgaard Gregersen e a sign.online.
O percurso
Martin, programador full-stack e arquiteto de software, foi recentemente integrado no grupo DR-WALTER para apoiar a transformação digital e a automatização de processos de negócio em toda a organização.
Acontece ainda que Martin é CEO e cofundador da sign.online, que disponibiliza uma plataforma fácil de utilizar para que particulares, empresas e organismos públicos assinem contratos digitalmente e confirmem transações de forma rápida e económica.
1. De um para muitos: evolução da plataforma da sign.online para suportar a assinatura em lote
Para lançar a primeira solução de assinatura de contratos em lote para a DR-WALTER, a sign.online teve de atualizar o seu backend para processar fluxos de trabalho em grupo, em vez de fluxos individuais. Martin trabalhou numa solução chave na mão durante o verão europeu e colocou-a em funcionamento com sucesso para a DR-WALTER em setembro de 2025.
A questão seguinte identificada estava relacionada com a conformidade com o RGPD e com a forte carga regulatória do setor segurador no que diz respeito a informações pessoais, em particular dados de saúde.
2. Garantir a segurança e a integridade dos dados num setor segurador altamente regulado
Após trabalhar com o responsável pela conformidade da DR-WALTER, Martin elaborou documentação detalhada sobre a forma como a sign.online trata os dados, recorrendo a um total de 90 medidas de proteção de dados ao abrigo do RGPD. Depois de verificar em profundidade os processos de proteção de dados, a sign.online e a DR-WALTER puderam assinar conjuntamente um acordo de tratamento de dados.
Martin desenvolveu igualmente um painel de análise personalizado como parte da solução chave na mão, que permite à DR-WALTER consultar estatísticas de todos os fluxos de trabalho, pesquisar um fluxo de trabalho específico e verificar os respetivos detalhes. Isto permite-lhes efetuar alterações manuais ao estado do fluxo de trabalho. Reforça também a sua capacidade de monitorização e de elaboração de relatórios, tornando-os menos dependentes do apoio da sign.online.
3. Integrar capacidades multilingues no sistema de gestão de contratos
Até este projeto, a plataforma de assinatura digital da sign.online apenas estava disponível em inglês. A DR-WALTER precisava de uma solução multilingue, incluindo para a correspondência com os clientes e para o idioma dos seus contratos.
A sign.online adaptou, por isso, o sistema de assinatura em lote para conseguir gerir contratos e e-mails de notificação personalizados em diferentes idiomas.
4. A cereja no topo do bolo: formatar individualmente vários contratos com logótipos das contrapartes e tipografia institucional
Depois de a sign.online resolver as três questões anteriores, Martin pôde concentrar-se nos detalhes mais estéticos da formatação e do design dos documentos.
A solução chave na mão da sign.online permite agora uma formatação personalizada de cada contrato, incluindo a possibilidade de adicionar logótipos das contrapartes em alta resolução e utilizar a tipografia institucional.
O resultado
Em setembro, a solução chave na mão da sign.online para a assinatura em lote na DR-WALTER entrou em produção. Operando em vários lotes, quase 300 contratos foram assinados digitalmente com sucesso e enviados por e-mail aos fornecedores em minutos.
O novo processo digital permitiu a Nancy e à sua empresa obter benefícios significativos, entre os quais:
- Centenas de adendas contratuais assinadas com uma única assinatura digital
- Necessidade (e custos) significativamente menores de papel, tinta de impressora, envelopes, dossiês de arquivo e espaço de escritório,
- Redução do tempo de todo o processo legal de assinatura de contratos, uma vez que os fornecedores utilizam a plataforma da sign.online para contra-assinar digitalmente os contratos com rapidez,
- Maior integridade e segurança de dados nos procedimentos legais com fornecedores, e
- Maior credibilidade e confiança aos olhos dos fornecedores, alguns dos quais já perguntaram como podem integrar a solução nos seus próprios processos de negócio.
A reação
O CEO da DR-WALTER, Reinhard Bellinghausen, comentou a parceria estratégica e o investimento da empresa na sign.online:
“Ao investir na sign.online, procuro posicionar a nossa empresa na vanguarda da transformação digital e da automatização empresarial no setor segurador alemão. Trabalhando em conjunto, acredito que melhorámos os nossos processos de assinatura de contratos com fornecedores, clientes e dentro da nossa própria empresa, o que, por sua vez, gerou um nível mais elevado de satisfação e confiança nos nossos serviços e produtos.”
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Redigido por: Hannah Brown (Chief Content Strategist) em nome da sign.online