Privatlivspolitik

Denne Privatlivspolitik gælder for sign.online OÜ (”Hjemmesiden”). Denne Privatlivspolitik beskriver, hvordan vi indsamler, bruger, deler og sikrer de oplysninger, som vores kunder giver os. Den beskriver også vores kunders valgmuligheder med hensyn til brug, adgang, berigtigelse og sletning af deres data. Vi værdsætter alle vores kunder og respekterer deres ret til privatliv og databeskyttelse.

Følgende termer, når de anvendes i Privatlivspolitikken, Aftalen og enhver kommunikation mellem Parterne, har den betydning, som er angivet nedenfor:

Definitioner

1. ”Aftale” er en Serviceaftale eller anden aftale mellem sign.online OÜ og Kunden.
2. ”Cookies” er små datafiler, som placeres på besøgendes enheder af en hjemmeside, og som indeholder oplysninger om din browserhistorik på den pågældende hjemmeside.
3. ”Kunde” er enhver fysisk eller juridisk person, som anvender eller har udtrykt ønske om at anvende sign.online OÜ’s Tjenester.
4. ”Kundekonto” er den Registreredes personoplysningskonto, som navnlig giver adgang til vedkommendes data og tjenester, og gennem hvilken Kunden identificerer sig selv. Kundekontoen tilhører den Registrerede og er gyldig i Aftalens gyldighedsperiode.
5. ”Registrerede” er en fysisk person, som sign.online OÜ har oplysninger om, eller oplysninger, som kan anvendes til at identificere en fysisk person. Den Registrerede omfatter, men er ikke begrænset til, kunder, besøgende, partnere og medarbejdere, som sign.online OÜ har personoplysninger om.
6. ”Legitim Interesse” betyder sign.online OÜ’s interesse i at drive sin egen virksomhed for at levere de bedst mulige Tjenester på markedet.
7. ”Personoplysninger” er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person.
8. ”Behandling af Personoplysninger” eller ”Behandling” er enhver handling udført af den Registrerede med Personoplysninger såsom indsamling, registrering, organisering, opbevaring, ændring og videregivelse af Personoplysninger, tilvejebringelse af adgang, udførelse af forespørgsler og indhentning, brug, transmission, samkøring, sammenstilling, blokering, sletning eller destruktion, eller flere af de førnævnte operationer, uanset måden hvorpå operationerne udføres og de anvendte midler.
9. ”Salgskanaler” er de kommunikationsmidler med den Registrerede, som anvendes af sign.online OÜ, et værktøj til salg af varer og levering af tjenester. Salgskanaler kan omfatte, men er ikke begrænset til, e-mail, telefon, offentlige og sociale medier, forskellige chatlinjer, individualiserede og interaktive annoncer og andre lignende værktøjer.
10. ”Tjenester” er alle tjenester og produkter, som sign.online OÜ tilbyder.
11. ”Tjenesteportefølje” er en række af sign.online OÜ’s produkter og Tjenester, som er tilgængelige på Hjemmesiden eller i et modtaget tilbud.
12. ”Besøgende” er den person, som anvender sign.online OÜ’s hjemmeside.

Generelle Bestemmelser

1. Ved at anvende vores Tjenester accepterer Kunden denne Privatlivspolitik.
2. Privatlivspolitikken gælder for de Registrerede, og de rettigheder og forpligtelser, der er angivet i Privatlivspolitikken, er ansvaret for alle medarbejdere og partnere hos sign.online OÜ, som har kontakt med Personoplysninger, som opbevares af sign.online OÜ.
3. Denne Privatlivspolitik kan suppleres af privatlivsmeddelelser offentliggjort på Hjemmesiden.

Generelle Principper

1. Ved behandling af Personoplysninger følger sign.online OÜ altid de Registreredes interesser, rettigheder og friheder.
2. Alle sign.online OÜ’s processer, retningslinjer, operationer og aktiviteter relateret til Behandling af Personoplysninger er baseret på følgende principper:

• Lovlighed. Der er et retligt grundlag for behandling af Personoplysninger, såsom en Aftale;
• Rimelighed. Behandling af Personoplysninger er rimelig, navnlig ved at kræve, at den Registrerede har tilstrækkelige oplysninger og oplysninger om, hvordan Personoplysninger behandles.
• Gennemsigtighed. Behandling af Personoplysninger er gennemsigtig for den Registrerede, herunder gennem den Kundekonto, der er oprettet specifikt til dette formål, som i et enkelt sprog forklarer, hvorfor, hvordan og hvornår Personoplysninger behandles.
• Formålsbegrænsning. Personoplysninger skal indsamles til specifikke, udtrykkelige og legitime formål og må ikke viderebehandles på en måde, der er uforenelig med disse formål. Det er muligt for den Registrerede at kontrollere det specifikke formål med Databehandlingen.
• Dataminimering. Personoplysninger er relevante, vigtige og begrænset til, hvad der er nødvendigt til de formål, hvortil de behandles. Ved behandling af Personoplysninger skal sign.online OÜ følge Principperne om Minimum Behandling, og hvis Personoplysninger ikke er nødvendige eller ikke længere er nødvendige til det formål, hvortil de blev indsamlet, skal Personoplysningerne slettes.
• Rigtighed. Personoplysninger er korrekte og opdaterede, og alle rimelige skridt er taget for at sikre, at uegnede Personoplysninger vil blive rettet eller slettet.
• Opbevaringsbegrænsning. Personoplysninger skal opbevares i en form, der tillader identifikation af den Registrerede kun så længe, som det er nødvendigt til det formål, hvortil Personoplysningerne behandles. Det betyder, at hvis sign.online OÜ ønsker at opbevare Personoplysninger længere end nødvendigt til formålet med indsamlingen, vil sign.online OÜ anonymisere dataene, således at den Registrerede ikke længere kan identificeres. I tilfælde af data, som sign.online OÜ har fået gennem et kunde- eller lignende forhold, vil sign.online OÜ i overensstemmelse med bedste praksis og med den Registreredes samtykke generelt opbevare dem indtil tilbagetrækning af samtykke. Frister for opbevaring fastsættes af sign.online OÜ’s interne regler.
• Pålidelighed og fortrolighed. Behandling af Personoplysninger skal udføres på en måde, der sikrer passende sikkerhed for Personoplysningerne, herunder beskyttelse mod uautoriseret eller ulovlig Behandling og mod utilsigtet tab, ødelæggelse eller skade gennem rimelige tekniske eller organisatoriske foranstaltninger. sign.online OÜ har interne regler, interne instrukser eller bestemmelser for medarbejdere samt separate kontrakter med hver autoriseret databehandler, der giver bedste praksis, kontinuerlig risikovurdering og passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til behandling af Personoplysninger.
• Standard og indbygget databeskyttelse. sign.online OÜ sikrer, at alle anvendte systemer opfylder de krævede tekniske kriterier. Passende databeskyttelsesforanstaltninger er forberedt til opdateringer eller design af hvert informations- og datasystem (f.eks. informationssystemer og forretningsprocesser er bygget omkring pseudonymiserings- og krypteringsantagelser).

Personoplysninger

1. Personoplysninger kan behandles af sign.online OÜ:

• ved at identificere formålene med og midlerne til behandlingen som dataansvarlig;
• som databehandler i overensstemmelse med den dataansvarliges instrukser;
• som modtager i det omfang, Personoplysninger overføres.

2. sign.online OÜ behandler og indsamler navnlig følgende typer af Personoplysninger:

• Personoplysninger offentliggjort af den Registrerede til sign.online OÜ;
• Personoplysninger, der stammer fra den normale kommunikation mellem den Registrerede og sign.online OÜ;
• Personoplysninger åbenlyst offentliggjort af den Registrerede (f.eks. opslag på sociale medier);
• Personoplysninger genereret ved brug af Tjenesterne;
• Personoplysninger, der stammer fra besøg og brug af Hjemmesiden (f.eks. tid brugt på Hjemmesiden);
• Personoplysninger oprettet og kombineret af sign.online OÜ (e-mailkorrespondance eller kontraktforløb og historikliste).
• Personoplysninger genereret fra kundeforholdet mellem den Registrerede og sign.online OÜ.

Mål og Principper for Behandling af Personoplysninger

1. sign.online OÜ behandler Personoplysninger udelukkende på grundlag af samtykke eller lov. Principperne for behandling af Personoplysninger, der udspringer af loven, omfatter, men er ikke begrænset til, en Legitim Interesse eller Aftale mellem den Registrerede og sign.online OÜ.
2. På grundlag af samtykke behandles Personoplysninger inden for de grænser, i det omfang og til de formål, som er angivet af den Registrerede. sign.online OÜ’s princip er, at hvert samtykke skal være klart adskilleligt fra andre spørgsmål og i en forståelig og let tilgængelig form, i et klart og enkelt sprog. Samtykke kan gives skriftligt eller elektronisk eller som mundtlig erklæring. Den Registrerede giver samtykke frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt, f.eks. ved at markere feltet på Hjemmesiden.
3. Under underskrivelse og opfyldelse af Kontrakten kan Behandling af Personoplysninger specificeres i en Aftale, men sign.online OÜ kan også behandle Personoplysninger til følgende formål:

• Tage prækontraktuelle foranstaltninger på anmodning af den Registrerede;
• Tage prækontraktuelle foranstaltninger til forebyggelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme;
• Identificere Kunder i det omfang, der kræves ved due diligence;
• Opfylde Kundens forventninger til levering af Tjenester;
• Kommunikere med Kunden;
• Sikre Kundens betalingsforpligtelse;
• Realisere og beskytte krav.

4. På grundlag af loven behandler sign.online OÜ kun Personoplysninger efter omhyggelig vurdering og bekræftelse af, at sign.online OÜ har en Legitim Interesse, på grundlag af hvilken Behandling af Personoplysninger er nødvendig og i overensstemmelse med den Registreredes interesser og rettigheder. Behandling af Personoplysninger kan navnlig baseres på Legitim Interesse til følgende formål:

• Sikring af et tillidsfuldt kundeforhold, såsom Behandling af Personoplysninger, som er strengt nødvendig for at identificere reelle ejere eller for at forebygge svindel og hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme;
• Håndtering og analyse af kundebasen for at forbedre tilgængeligheden, udvalget, kvaliteten af Tjenesterne og Produkterne og for at fremsætte de bedste og mest personaliserede tilbud til Kunden ved samtykke;
• Anvendelse af indsamlede data til webanalyse eller serviceanalyse for at sikre en pålidelig arbejdsgang, forbedre processer, producere statistik og analysere den besøgendes adfærd og brugsoplevelse, samt levere en bedre og mere personaliseret Tjeneste;
• Gennemførelse af kampagner, herunder arrangere personaliserede og målrettede kampagner, gennemføre kunde- og besøgstilfredshedsundersøgelser og måle effektiviteten af udførte marketingaktiviteter;
• Analyse af Kunde- og Besøgsadfærd i forskellige salgskanaler, hjemmesider;
• Opbevaring af meddelelser og ordrer afgivet i egne lokaler samt gennem kommunikationsmidler (e-mail, telefon osv.), samt oplysninger og andre handlinger, som sign.online OÜ har foretaget, og om nødvendigt anvende dem til verifikation af ordrer eller andre operationer;
• Bekæmpelse af piratkopiering, sikring af Hjemmesiden, oprettelse og opbevaring af sikkerhedskopier og andre handlinger for netværks-, informations- og cybersikkerhed, som sign.online OÜ finder passende;
• Håndtering af finanser og Behandling af Personoplysninger for Kunder eller medarbejdere;
• Forberedelse, indgivelse eller forsvar mod retskrav.

5. Med henblik på opfyldelse af en forpligtelse i henhold til loven skal Personoplysningerne behandles af sign.online OÜ til opfyldelse af de forpligtelser, der er fastsat ved lov, eller til gennemførelse af tilladte anvendelser, der er tilladt ved lov.
6. Hvis Behandling af Personoplysninger sker til et andet formål end det, hvortil Personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet, eller ikke er baseret på den Registreredes samtykke, skal sign.online OÜ omhyggeligt vurdere tilladeligheden af en sådan ny Behandling. sign.online OÜ vil afgøre, om det Nye Formål er foreneligt med det formål, hvortil Personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet, herunder:

• Sammenhængen mellem de formål, hvortil Personoplysningerne blev indsamlet, og de tilsigtede yderligere Behandlingsintentioner;
• Konteksten for indsamlingen af personoplysningerne, navnlig forholdet mellem den Registrerede og sign.online OÜ;
• Personoplysningernes art, navnlig om Personoplysninger vedrørende særlige kategorier eller Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i strafferetlige forhold;
• De mulige konsekvenser af den foreslåede yderligere behandling for de Registrerede;
• Eksistensen af passende beskyttelsesforanstaltninger, såsom kryptering og pseudonymisering.

Videregivelse og/eller Overførsel af Kundedata til Tredjeparter

1. sign.online OÜ samarbejder med enheder, som sign.online OÜ kan give den Registreredes data, herunder Personoplysninger, inden for rammerne af og med henblik på samarbejde.
2. Sådanne tredjeparter kan omfatte sign.online OÜ’s regnskabs- og finansielle serviceudbydere, offentlige myndigheder, reklame- og markedsføringspartnere, virksomheder, der gennemfører kundetilfredshedsundersøgelser, udbydere af inkassotjenester, lønregistre, IT-partnere, e-mailudbydere eller andre personer eller myndigheder, forudsat at:

• Formålet og Behandlingen er lovlige;
• Behandling af Personoplysninger udføres i overensstemmelse med sign.online OÜ’s instrukser og under en gyldig aftale;
• For sådanne autoriserede databehandlere er data blevet oplyst til de Registrerede;

3. sign.online OÜ vil kun overføre Personoplysninger uden for Den Europæiske Union, hvis:

• Europa-Kommissionen har besluttet, at der er tilstrækkelig beskyttelse i det land, hvortil dataene skal overføres;
• sign.online OÜ har indført tilstrækkelige beskyttelsesforanstaltninger (f.eks. bindende virksomhedsregler eller standardklausuler om databeskyttelse);
• Den Registrerede har bekræftet overførslen efter at være blevet informeret af sign.online OÜ om de mulige farer ved en sådan overførsel som følge af manglen på relevante beskyttelsesforanstaltninger;
• Overførslen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt mellem den Registrerede og den dataansvarlige eller for gennemførelsen af prækontraktuelle foranstaltninger truffet på anmodning af den Registrerede;
• Overførslen er nødvendig for indgåelsen eller opfyldelsen af en kontrakt mellem den dataansvarlige og en anden fysisk eller juridisk person i den Registreredes interesse;
• Overførslen er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser;
• Overførslen er nødvendig med henblik på forberedelse, indgivelse eller beskyttelse af retskrav;
• Overførslen er nødvendig for at beskytte den Registreredes eller andres vitale interesser, hvis den Registrerede er fysisk eller juridisk ude af stand til at give samtykke;
• Overførslen sker fra et register, som i henhold til EU-retten eller national ret er beregnet til at informere offentligheden og er åbent for indsigt af den brede offentlighed eller enhver, der kan påvise en Legitim Interesse, men kun i det omfang, adgangsbetingelserne er opfyldt i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes lovgivning;
• Overførslen ikke er gentagen; kun vedrører et begrænset antal Registrerede; er nødvendig for at beskytte sign.online OÜ’s Legitime Interesser i forhold til den Registreredes interesser, rettigheder eller friheder; og når alle omstændigheder vedrørende overførslen er vurderet, og passende beskyttelsesforanstaltninger er etableret for at beskytte Personoplysningerne. sign.online OÜ meddeler overførslen til Datatilsynet.

Sikkerhed ved Behandling af Personoplysninger

1. Personhenførbare oplysninger slettes efter 7 days på vores servere. Personoplysninger, for hvilke opbevaringsperioden er udløbet, vil blive destrueret ved hjælp af bedste praksis og i overensstemmelse med de procedurer, der er fastsat af sign.online OÜ til dette formål.
2. Betalingsoplysninger gemmes og opbevares i 10 years, som krævet ved lov, hos tredjepartsbetalingsudbyderen Stripe. Vi henviser til deres Privatlivspolitik.
3. sign.online OÜ har fastlagt retningslinjer og procedureregler for, hvordan Personoplysningernes sikkerhed skal sikres gennem både organisatoriske og tekniske foranstaltninger.
4. I tilfælde af enhver hændelse med hensyn til Personoplysninger skal sign.online OÜ tage alle nødvendige foranstaltninger for at afhjælpe konsekvenserne og afdække fremtidige risici. Blandt andet registrerer sign.online OÜ alle hændelser og informerer Datatilsynet og den Registrerede direkte eller offentligt.

Behandling af Personoplysninger om Børn

1. sign.online OÜ’s tjenester er ikke rettet mod børn.
2. Hvis sign.online OÜ bliver opmærksom på, at det har indsamlet Personoplysninger om et barn, vil sign.online OÜ forsøge at afslutte en sådan Behandling af Personoplysninger.

Den Registreredes Rettigheder

1. Bemyndigelsesrettigheder:

• Den Registrerede har til enhver tid ret til at underrette sign.online OÜ om sit ønske om at trække Behandlingen af Personoplysninger tilbage.
• Den Registrerede kan se, ændre og trække den til sign.online OÜ givne godkendelse tilbage i Kundekontoen eller ved at kontakte sign.online OÜ. Kontakter kan findes i afsnit 13 i Privatlivspolitikken.

2. Den Registrerede har også følgende rettigheder ved behandling af Personoplysninger:

• Ret til at modtage oplysninger, den Registrerede har ret til at modtage oplysninger om de Personoplysninger, der er indsamlet om vedkommende.
• Ret til indsigt i data. Herunder retten til en kopi af de behandlede Personoplysninger. Kunden har mulighed for at få oplysninger om de Personoplysninger, som sign.online OÜ har indsamlet på Kundekontoen.
• Ret til at kræve berigtigelse af unøjagtige Personoplysninger. Den Registrerede kan også berigtige forkerte data i sin Kundekonto.
• Ret til sletning af data. I nogle tilfælde har den Registrerede ret til at anmode om, at Personoplysningerne slettes, f.eks. hvis Behandlingen kun sker på grundlag af aftale.
• Ret til at begrænse Behandlingen af Personoplysninger. Denne ret opstår, hvis Behandlingen af Personoplysninger ikke er tilladt i henhold til loven, eller hvis den Registrerede bestrider Personoplysningernes rigtighed. Den Registrerede har ret til at anmode om, at Behandlingen af Personoplysninger begrænses i en periode, der gør det muligt for den Dataansvarlige at verificere Personoplysningernes rigtighed, eller hvis Behandling af Personoplysninger er ulovlig, hvis den Registrerede ikke anmoder om sletning af personoplysningerne.
• Ret til dataportabilitet. Den Registrerede har ret til at modtage Personoplysninger i maskinlæsbar form eller at få dem overført til en anden ansvarlig databehandler i nogle tilfælde.
• Rettigheder relateret til automatiseret Behandling. Den Registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod beslutninger truffet på grundlag af automatiseret Behandling af Personoplysninger. For klarhedens skyld – sign.online OÜ kan behandle Personoplysninger til forretningsdrevne automatiserede beslutninger (f.eks. i markedsføringssammenhæng for segmentering og personalisering af personaliserede meddelelser, indledning af et ansættelsesforhold og sikring af, at vores medarbejdere overholder vores interne sikkerhedspolitikker). Automatiseret Behandling kan delvist bygge på data indsamlet fra offentlige kilder. Den Registrerede har ret til at undgå enhver beslutning baseret på automatisk Behandling af Personoplysninger, hvis de kan klassificeres som profilering;
• Tilsynsmyndighedens ret til at vurdere, om behandlingen af Personoplysningerne er lovlig;
• Ret til erstatning for skader forårsaget af Behandlingen af Personoplysninger over for den Registrerede.

Ansøgers og Ansættelses Privatliv

1. For at indgå en ansættelseskontrakt på grundlag af en kontrakt og en Legitim Interesse vil sign.online OÜ anvende Behandling af Personoplysninger som følger:

• Behandling af de data, der er indsendt af kandidaten til sign.online OÜ med henblik på indgåelse af en ansættelseskontrakt;
• Behandling af Personoplysninger modtaget fra den person, der er angivet som reference af kandidaten;
• Behandling af Personoplysninger indsamlet fra nationale databaser og registre og fra offentlige (sociale) medier.
• Hvis kandidaten til ansættelse ikke bliver valgt, opbevarer sign.online OÜ de Personoplysninger, der er indsamlet til ansættelseskontrakten, kun i to år for at kunne fremsætte et jobtilbud til kandidaten ved frigivelse af en passende jobstilling. To år efter indsendelsen af ansøgningen om ansættelse vil Personoplysningerne blive slettet.

Krav om Rettigheder og Indgivelse af Klager

1. Krav om rettigheder:

• Den Registrerede har ret til at kontakte sign.online OÜ på de i punkt 15 angivne kontaktoplysninger i tilfælde af spørgsmål, ansøgninger eller klager relateret til Behandling af Personoplysninger.
• sign.online OÜ opfordrer de Registrerede til at bruge deres rettigheder til at kræve oplysninger om deres personoplysningsspørgsmål.

2. Indgivelse af klager:

• Den Registrerede har ret til at appellere til sign.online OÜ og Datatilsynet eller retten, hvis den Registrerede finder, at hans/hendes rettigheder er blevet krænket i Behandlingen af Personoplysninger.
• Kontaktoplysninger til Databeskyttelsesrådet (AKI) kan findes på AKI’s hjemmeside: https://www.aki.ee/en

Supplerende Dokumenter, Instrukser og Procedurer

1. Følgende dokumenter, procedurer og instrukser gælder ved implementering af sign.online OÜ’s Privatlivspolitik:

• De interne regler fastsætter alle formål, måder at behandle Personoplysninger på, typerne og kategorierne af behandlede Personoplysninger og Behandlingsprincipperne samt de forskellige foranstaltninger, som sign.online OÜ implementerer for altid at holde personoplysninger fortrolige og sikre.
• Cookiepolitik. Du kan læse mere om, hvordan vi bruger cookies her.
• På Kundekontoen, hvorigennem den Registrerede kan få adgang til sine egne Personoplysninger, kan den Registrerede berigtige, ændre og håndhæve alle andre rettigheder tildelt i henhold til denne Aftale og disse Vilkår og Betingelser;
• All About Cookies: Beskrivelser af cookies og andre webteknologier anvendt af sign.online OÜ;
• Your Online Choices; About Ads; Network Advertising: En platform til kontrol og overvågning af cookies og andre webteknologier, der giver den Registrerede mulighed for at ændre og kontrollere, hvordan Personoplysninger bruges og indsamles.

Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, kan sign.online OÜ kontaktes via e-mail: hello[at]sign.online

Ændringer af denne Privatlivspolitik

sign.online OÜ har ret til ensidigt at ændre disse Privatlivsvilkår. sign.online OÜ vil informere de Registrerede om ændringerne på sign.online OÜ’s hjemmeside via e-mail eller på anden måde.

Offentliggørelse

13.6.2022

Gælder for eksisterende Gæster og Kunder

13.6.2022

Gælder for nye Besøgende og Kunder

31.01.2023

Væsentlige ændringer

31.01.2023