O crescimento do volume de contratos não deveria vir acompanhado de uma factura maior do DocuSign ou do Adobe Acrobat Sign. Eis por que motivo as equipas estão a trocar as suítes empresariais de assinatura electrónica legadas por alternativas mais enxutas e nativas no navegador, e o que muda em termos de custo, conformidade e rapidez de conclusão quando o fazem.
Se gere fluxos contratuais numa empresa em crescimento, é provável que já tenha vivido o cenário típico do software legado: o seu negócio expande-se, o volume de contratos aumenta e o fornecedor de assinatura digital apresenta-lhe um aumento de preço considerável.
Durante décadas, plataformas como o DocuSign e o Adobe Acrobat Sign dominaram a assinatura digital. Mas, à medida que as organizações crescem, as limitações dos modelos tradicionais de software tornam-se evidentes:
- Taxas de licenciamento por utilizador
- Limites rígidos ao número de utilizadores
- Formulários de registo obrigatórios para os seus clientes
- Configurações excessivamente complexas que atrasam a execução dos negócios
Neste artigo, explicamos por que as equipas modernas estão a afastar-se dos fornecedores tradicionais de assinatura electrónica em favor de alternativas mais simples, baseadas no navegador. Apresentamos também uma comparação lado a lado entre fornecedores legados, como o Adobe Acrobat Sign e o DocuSign, e as ferramentas mais simples e transparentes que disponibilizamos na sign.online.
1. Livre-se da armadilha do licenciamento “por utilizador”
Os fornecedores de software tradicionais cobram, em geral, por cada colaborador que precise de aceder à plataforma, mesmo aqueles que apenas enviam ou assinam alguns documentos por ano.
- O problema: se tem 150 colaboradores que ocasionalmente enviam contratos, acaba por pagar 150 licenças de utilizador completas. Além disso, muitos planos empresariais limitam o número de documentos que pode enviar por ano, cobrando taxas adicionais quando ultrapassa esse limite.
- A alternativa: as plataformas mais enxutas centram-se na utilização real, em vez de cobrarem por contas de utilizador inactivas. Ao ajustar os custos às necessidades operacionais reais, as empresas eliminam despesas de software supérfluas e, ao mesmo tempo, dão a toda a equipa acesso às ferramentas de assinatura sem encargos adicionais por posto.
Por exemplo, a sign.online oferece um modelo de preços transparente, baseado na utilização. Para clientes empresariais e governamentais que adoptem as nossas soluções de assinatura digital chave-na-mão, o custo previsto é uma taxa de configuração inicial a partir de €5,000 e uma taxa contínua por assinatura de €0.50.
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2. Zero registos significa contratos concluídos mais depressa
Ao recolher assinaturas legais, cada passo adicional pedido a um cliente, prestador ou consumidor gera risco de abandono, uma oportunidade para adiar ou desistir.
- O problema: as plataformas legadas pedem frequentemente ao signatário para criar uma conta, definir uma palavra-passe, verificar o email ou descarregar uma aplicação de computador ou móvel antes mesmo de visualizar o documento. Para um utilizador ocasional ou um cliente ocupado, este atrito pode transformar uma tarefa rápida num item da lista da semana seguinte.
- A alternativa: as aplicações modernas nativas no navegador não exigem qualquer criação de conta, transferência de aplicações ou início de sessão por parte de quem assina. O signatário clica simplesmente numa ligação segura, completa a verificação no navegador e assina em segundos, em qualquer dispositivo.
Por exemplo, a sign.online ajudou a especialista internacional em seguros DR-WALTER a adoptar esta abordagem para simplificar os contratos colectivos de centenas de prestadores globais, permitindo às suas equipas actualizar os seguros sem atrasos burocráticos.
3. Configuração chave-na-mão prática vs. suítes de software complexas
Os grandes fornecedores de assinatura vendem muitas vezes suítes de software imensas, repletas de funcionalidades que a maioria das empresas nunca utiliza, exigindo meses de configuração de TI apenas para arrancar.
- O problema: as plataformas monolíticas obrigam a sua organização a adaptar os processos internos à sua estrutura de software, o que resulta frequentemente em custos elevados de implementação e manutenção contínua onerosa.
- A alternativa: as configurações chave-na-mão à medida constroem o fluxo de assinatura em torno da forma como o seu negócio já opera. Quer necessite de contratos colectivos automatizados, criação de documentos personalizados ou assinatura em lote de grande volume, uma configuração web leve integra-se directamente no seu processo actual, sem sobrecarregar o seu ecossistema tecnológico.
4. Conformidade UE integrada (eIDAS e GDPR)
Muitas plataformas globais de assinatura electrónica começaram com assinaturas básicas desenhadas à mão e só depois acrescentaram os padrões europeus de identidade através de plugins ou extensões de terceiros.
- O problema: gerir a conformidade transfronteiriça, a verificação de identidade europeia (eID) e os requisitos do GDPR através de ferramentas legadas implica frequentemente pagar por módulos adicionais.
- A alternativa: as plataformas baseadas em navegador, construídas de raiz sobre a infra-estrutura europeia de identidade, oferecem suporte completo para os três tipos reconhecidos de assinatura electrónica: simples, avançada e qualificada.
Nascida na Europa e construída sobre a infra-estrutura eID Easy, a sign.online suporta nativamente mais de 40 métodos de assinatura electrónica Simples, Avançada e Qualificada (QES), prontos a utilizar. Obtém validade legal de nível soberano em toda a UE e a nível global, com marcação temporal automática e trilhos de auditoria à prova de adulteração em cada documento.
Comparação rápida
| Característica | Fornecedores legados (DocuSign, Adobe Acrobat Sign) | sign.online chave-na-mão |
|---|---|---|
| Modelo de preços | Taxas por utilizador + limites rígidos de documentos | Pague pela utilização real e por necessidades personalizadas |
| Experiência do signatário | Criação de conta e transferência de aplicações obrigatórias | Sem necessidade de registo ou de transferência de aplicações |
| Integração | Suítes de software pesadas e padronizadas | Configurações chave-na-mão personalizadas ao seu processo |
| Conformidade UE | Requer módulos adicionais para eIDs avançados | Suporte nativo para mais de 40 métodos de elevado grau de confiança, conformes com o eIDAS |
| Tempo de conclusão | Frequentemente dias (atrasado pelo atrito do registo) | Segundos (assina directamente no navegador) |
Uma forma mais simples de gerir contratos
O software deve tornar o seu trabalho mais fácil, e não gerar tarefas administrativas extra ou adicionar custos-surpresa ao seu orçamento. Passar para uma ferramenta de assinatura simples, pensada em primeiro lugar para o navegador, ajuda a eliminar atritos administrativos, a manter os custos de software previsíveis e a assinar acordos muito mais depressa.
Quer ver quão simples pode ser o seu processo de assinatura? Na sign.online desenvolvemos ferramentas alternativas de assinatura digital, concebidas especificamente em torno da eficiência operacional e da realidade económica.
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